TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

 

    1.      Pengertian Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit.

     2.     Penggunaan Teknik – Teknik Sistem :

• Penggunaan Teknik Sistem Dalam Auditing

Lazimnya, audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama biasanya disebut Audit Interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir seerapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi.

Komponen audit yang kedua adalah Audit Laporan Keuangan. Audit laporan keuangan melibatkan pengujian substantif. Pengujian subtantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.

• Evaluasi Pengendalian Internal

Auditor membutuhkan teknik untuk memecah tugas antar personel atau departemen. Flowchart analistis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dan disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengelompokan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.

• Pengujian Kepatuhan

Seorang auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi, menilai efektivitas dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Oleh karena itu, auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks.

• Kertas Kerja

Kertas Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan penyajian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan simpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh auditor.

• Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase yaitu analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. Personel pengembangan sistem mencakup analisis sistem,perancangan sistem,dan programer.

Implementasi sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap sistem pada saat sistem mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa sistem yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.

• Analisis Sistem

Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review dokumen, dan observasi.

• Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan sistem secara lengkap dan utuh. Sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses, alat tersebut dapat berupa matriks input/output, flowchart sistem dan diagram alur data.

• Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. aktivitas  yang biasanya mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.

     3.     Teknik-teknik Sistem beserta contoh simbol-simbol yang digunakan :

Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan diagram symbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem.

a.      Bagan Arus (Flowchart)

Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem. Pemakaian yang meluas ini memicu perlunya keseragaman simbol dan konvensi yang digunakan

 Simbol-simbol ini terkait dengan fungsi dasar pemrosesan data. Symbol khusus dapatdigunakan untuk menggantikan simbol dasar guna memberikan informasi tambahan.

- Simbol input/output

- Simbol proses

- Simbol garis arus

- Simbol anotasi

•  Bagan Arus Analitik, Dokumen, dan Distribusi Formulir

Flowchart analitik, Flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini dikelompokan dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas.

è         Flowchart analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan penggunaan symbol yag dihubugkan dengan garis.

      --> Flowchart dokumen serupa dengan format flowchart analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap sistem aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.

--> Diagram distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam sebuah organisasi. Formulir dapat digambarkan bentuk simbol atau deskripsi kata-kata. Formulir digambarkan pada sisi kiri dari diagram dan akan bergerak secara horizontal keberbagai kolom untuk menggambarkan alokasi formulir ke berbagai unit organisasi
 

è        -->  Bagan Arus Sistem Dan Program

Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci. 
Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem. Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.

b.      Data Flow Diagram

Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram.

Gambar 3.1 Data Flow Diagram (DFD) simbol

      --> Tipe dalam Data Flow Diagram

Konteks diagram

Gambar 3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram konteks kami pertama. Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran data ke dan dari entitas eksternal.

Mari kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari beberapa istilah penting sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem. Batas adalah perbatasan antara “sistem dalam minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem didefinisikan. Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2, hanya konsumen dan bank berada dalam lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa penggunaan” kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.

Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah aliran menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2 “pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.

Gambar 3.2  konteks diagram

      --> Data Flow Diagram Fisik

Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai. Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh, pada Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan toko” menerima uang tunai dari “pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan  menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.

Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari 66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal.

                                                                   Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik 

      --> Data Flow Diagram Logis

Data Flow Diagram Logis adalah representasi bergambar dari sebuah sistem yang menampilkan sistem proses dan aliran data ke dan dari proses. Kami menggunakan DFD logis untuk sistem informasi dokumen karena kami dapat mewakili sifat logis sistem – sistem tugas yang melakukan – tanpa harus menentukan bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas selesai. Keuntungan dari DFD logis (versus DFD fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang melakukan sistem. Lihat, misalnya, Gambar 3.4, dimana label pada aliran data menggambarkan sifat data, bukan bagaimana data di transmisikan. Adalah pembayaran dalam bentuk check, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu, adalah “ jurnal penjualan” file buku, kartu, atau komputer? Sekali lagi, kita tidak tahu.

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Logis (Diagram Level 0)

Apa yang kita tahu bahwa pelanggan pembayaran diterima, diverifikasi untuk akurasi, tercatat dalam jurnal penjualan, dan disimpan di bank. Jadi, DFD logis menggambarkan sistem kegiatan, sedangkan DFD fisik menggambarkan sistem infrastruktur. Kita perlu kedua gambar untuk memahami sistem yang benar.

Pada akhirnya, catatan bahwa proses pada Gambar 3.4 dilabeli dengan kata yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, daripada dicap dengan kata benda yang kita lihat pada DFD fisik.

Gambar 3.4 adalah tingkatan atas melihat lingkaran di Gambar 3.2  diagram konteks. Karena semua lingkaran dalam Gambar 3.4 yang diikuti oleh titik desimal dan nol angka, diagram ini sering disebut “tingkat 0” diagram. Anda harus menyadari bahwa masing-masing data mengalir ke dalam dan keluar dari konteks lingkaran di Gambar 3.2 juga mengalir ke dan dari lingkaran dalam Gambar 3.4 (kecuali untuk aliran antara lingkaran, seperti “rekor penjualan”, yang adalah terkandung dalam lingkaran di Gambar 3.2). ketika dua DFD – dalam kasus ini, DFD seimbang. Hanya seimbang set DFD (yaitu diagram konteks, DFD logis, dan DFD fisik) sudah benar.

Untuk menyimpulkan Gambar 3.4 kami telah “membuktikan tidak benar” konteks diagram pada Gambar 3.2 ke dalam komponennya yang tingkat atas. Kita telah melihat dalam konteks lingkaran diagram untuk melihat pembagian utama “proses penerimaan uang”. Subdivisi berturut-turut, atau “meledak” dari logis DFD disebut atas ke bawah partisi dan, ketika dilakukan dengan benar, mengakibatkan serangkaian seimbang DFD.

Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang menggambarkan serangkaian generik DFD seimbang, belajar partisi dan menyeimbangkan. Pemberitahuan bahwa tingkat 0 DFD (bagian b) memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai konteks diagram (bagian a). Sekarang lihat pada bagian c, ledakan lingkaran 1.0. bagian c memiliki input yang sama (A) dan keluaran sama (C dan D) sebagai bagian b. Hubungan ini harus ada karena diagram 1.0 (bagian c) adalah sebuah ledakan lingkaran 1.0 di bagian b. Yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, partisi yang lingkaran 3.0. Akhirnya, bagian e menunjukkan diagram 3.1, partisi lingkarang 3.1. studi Gambar 3.5 dan pastikan anda memahami hubungan antara tingkat dalam set DFD. Sementara anda belajar gambar, anda mungkin juga melihat konvensi digunakan untuk nomor lingkaran di setiap tingkat. Juga, lihat kotak entitas muncul dalam konteks diagram dan diagram level 0 tetapi tidak biasanya muncul dalam diagram di bawah tingkat 0.

Top - down partisi DFD ini sering dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan cara berfikir tentang solusi untuk masalah dana tentang desain sistem informasi. Pendekatan sistem meminta kita untuk mempertimbangkan sistem secara keseluruhan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan. Menggunakan pendekatan ini, kita kemudian menganalisis masalah atau sistem oleh membusuk sistem

Meskipun DFD Fisik demikian pula dinomori, kami tidak menggunakan istilah “tingkat 0” bila merujuk kepada DFD Fisik karena tidak ada tingkat DFD yang lebih rendah.

                                                             Gambar 3.5 Satu Set DFD Seimbang

(atau masalah situasi) cara Top - down, mengungkapkan progresif, lebih detail. Setelah memulai dekomposisi kami di bagian atas dengan pemandangan seluruh sistem (dan sistem tujuan), dan mengakui hubungan.

      --> Data Flow Diagram (Diagram aliran data)

(yaitu antar bagian) antara bagian-bagian sistem, kita dapat melanjutkan secara teratur untuk memecahkan masalah kita atau untuk merancang sistem baru. Ketika kita mengembangkan sistem baru dengan menggunakan pendekatan sistem, kita kecualikan sistem baru secara bersamaan untuk mempertimbangkan seluruh serta beberapa, antar hubungan yang dinamis dari bagian.

Kami menggunakan DFD dalam dua cara utama. Kita dapat menarik dua cara tersebut untuk mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat membuat dua cara tersebut dari awal ketika mengembangkan sistem pembangunan baru (bab 15-19). Dalam bagian ini, kami menjelaskan proses untuk menurunkan satu set DFD dari sebuah narasi dari sebuah sistem yang ada.

        C. Diagram IPO dan HIPO

Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart.

Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai.

Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.

 SUMBER :

http://satrioyudho.blogspot.com/2012/10/tugas-softskill-sia-minggu-2.html

http://ezracatherine.wordpress.com/2012/12/17/teknik-dan-dokumentasi-sistem/